Google for Work và Lotus

10 lời khuyên chuyển đổi từ Lotus sang Google Apps thành công

đăng 02:23, 3 thg 4, 2015 bởi Thanh Phong Trần

Google Apps đã đạt được những thành công vượt trội trong khi những sản phẩm cạnh tranh của Microsoft đã hoàn toàn thất bại trong việc thâm nhập thị trường sản phẩm văn phòng.  Tác động của Google Apps không chỉ ảnh hưởng trên thị phần của chính nó mà thậm chí còn vươn tay đến các mô hình kinh doanh của Microsoft.

Vào những năm 90, Lotus Notes trở nên phổ biến và ngày càng được biết đến, không chỉ do khả năng kết hợp và phát triển các ứng dụng tương đối nhanh chóng  cho phép người dùng cái nhìn toàn cảnh về các dữ liệu kinh doanh quan trọng.  Nhưng những điều này hiện nay đều đã bị Google Apps vượt qua bởi khả năng “luôn luôn kết nối” với thế giới ở mọi nơi.

1.200.000 lượt người đã đến với Google Apps và trong suốt quá trình dịch chuyển ấy, giải pháp công nghệ điện toán đám mây có nhiều điều để học tập, dưới đây là mười lời khuyên của chúng tôi dành giúp cho sự chuyển đổi dễ dàng hơn và thành công hơn từ Lotus Notes sang Google Apps.

1. Môi trường tài liệu:

Tạo một bảng kiểm kê tất cả các cơ sở hạ tầng và kiến trúc kỹ thuật. Điều này sẽ giúp ta hiểu được tất cả các kiến trúc mạng, đường truyền internet, và luồng email.

2. Xác định kiến trúc tạm thời và cuối cùng.

Xác định cơ sở hạ tầng được sử dụng trong mỗi giai đoạn của dự án. Tức là cung cấp song song  trong suốt quá trình đánh giá và thử nghiệm, phân chia trong suốt quá trình thông qua,..v..v...

3. Xác định những dữ liệu cần được dịch chuyển:

Xác định những phương thức chuyển đổi cho mail, lịch, danh bạ và các nhiệm vụ. Tất cả các mail sẽ được dịch chuyển hay chỉ những thư được người dùng yêu cầu? Các email cũ sẽ được chuyển đến Google Vault ? CloudMigrate có thể chuyển trực tiếp các tin nhắn lưu trữ từ các tập tin NSF đến Vault.

4. Xác định chiến lược di động:

Chuyển đến Google Apps sẽ giúp bạn đánh giá lại cách bạn sử dụng các thiết bị di động, liệu bạn có muốn tiếp cận gần hơn thiết bị của chính mình (BYOD) ? Bạn có muốn sử dụng các giải pháp điện toán đám mây trong môi trường như một bước tạm thời?

5. Dọn dẹp dữ liệu của Ghi chú và thư mục:

Bạn không muốn phải chuyển một đống lộn xộn sang một hệ thống khác thì đây chính là cơ hội để bạn dọn dẹp thư mục, các nhóm và phân loại danh sách. Khuyến khích người dùng cũng nên sắp xếp lại hòm thư của mình.

  1. Chuẩn bị môi trường chuyển đổi:

Cloud Migrator không cần cài đặt trên máy chủ Notes hay Domino, nó chạy trên một máy tính Windows hoặc máy chủ để tránh làm gián đoạn môi trường làm việc của bạn. Nhiều máy tham gia chuyển đổi có thể chạy song song trong cùng 1 băng thông. Mỗi máy tính cần cài đặt Notes client với quyền truy vập vào các tập tin quản trị ID.

7. Chuẩn bị môi trường  Google Apps:

CloudMigrator có thể tạo tài khoản người dùng trong Google Apps ngay cả  khi đang dịch chuyển dữ liệu nhưng chúng tôi thường khuyên người dùng tạo tài khoản trước khi tạo môi trường và áp dụng toàn bộ các thiết lập và chính sách bảo mật.

8. Dữ liệu chuyển đổi

CloudMigrator cung cấp khá nhiều tùy chọn bao gồm khả năng xác định phạm vi thời gian để dịch chuyển, điều này cho phép thực hiện một lượng chuyển dịch lớn vào bất kỳ lúc nào, trong khi tam giác chuyển đổi có thể được vận hành trước khi thực hiện trực tiếp để chắc rằng người dùng có được những dự liệu có sẵn trong 1 ngày. Sự linh hoạt này đồng nghĩa với việc dịch chuyển dữ liệu sẽ không còn là vấn đề then chốt, tài liệu có thể chuyển dịch bất kỳ lúc nào thậm chí ngay cả khi đã chương trình đã hoạt động.

9. Thông báo cho nhân viên và cung cấp đào tạo.

Sự khác biệt giữa quá trình chuyển đổi tốt và việc chuyển đổi lớn đó là làm cách nào chuẩn bị cho người dùng. Làm cho người sử dụng nhận thức được sự thay đổi mà họ sẽ được trải nghiệm và cho phép chúng thông báo về tiến trình sẽ giúp họ cảm thấy họ là một phần của dự án và nhiệt tình "sử dụng Google" hơn là bực bội với thay đổi.

10. Sử dụng thôi!

Một khi đã thay đổi các bản ghi MX, email của bạn sẽ được dẫn đến Google Apps và bạn có thể sử dụng. Và đừng quên ăn mừng nhé!. Một đối tác tốt sẽ hỗ trợ chuyển đổi trong lúc bạn ổn định và sau đó tiếp tục cung cấp các dịch vụ khách hàng.

Nguồn: LVtech

1-1 of 1